Cómo atender un requerimiento de la DIAN: La Guía Estratégica para Empresarios con foco en Precios de Transferencia

Recibes un correo. El remitente: DIAN. El asunto: "Notificación de requerimiento ordinario de información".

El pulso se acelera. Como empresario, tu tiempo es oro, y lo último que quieres es un enredo con la autoridad tributaria. La reacción natural es el estrés y la urgencia por "salir de eso" lo más rápido posible.

Pero déjame decirte algo: en la mayoría de los casos, un requerimiento de la DIAN no es una sentencia, es un proceso. Y como todo proceso, se puede gestionar con estrategia, orden y, sobre todo, calma.

Soy experto en fiscalidad, con un enfoque profundo en Precios de Transferencia, y he asesorado a empresas de todos los sectores económicos. He visto cómo una respuesta apresurada, imprecisa o no pertinente,  convierte una simple solicitud de información en una auditoría compleja.

Esta no es una guía para aprender a usar el portal MUISCA (para eso hay manuales). Esta es la guía estratégica que, como director, necesitas para entender a qué te enfrentas, cómo debes actuar y, más importante, cómo prevenir que estos requerimientos escalen, especialmente en áreas tan sensibles como los Precios de Transferencia.

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¿Recibiste una notificación de la DIAN? Lo primero que le digo a mis clientes

Cuando un director me llama preocupado por un requerimiento, mi primera respuesta es siempre la misma: calma y entendimiento.

Calma y estrategia: Por qué no debes responder (aún)

La urgencia es mala consejera. La DIAN otorga plazos específicos (generalmente un mes para requerimientos ordinarios) precisamente porque sabe que recopilar, auditar y estructurar la información toma tiempo, y los tiempos están definidos por en la ley.

Tu primera acción no debe ser enviar todos los archivos existentes al funcionario. Tu primera acción es leer, comprender el enfoque de la DIAN,  entender la fecha límite y trazar un plan de trabajo. No se trata solo de entregar documentos, se trata de entregar los documentos correctos y de forma coherente.

El error más común que veo en los directores (y cómo evitarlo)

El error más frecuente es subestimar la solicitud. Muchos directores simplemente reenvían el correo al área contable o a un asistente con un "por favor, resolver" y se desentienden.

Si bien el equipo contable ejecutará la tarea, la responsabilidad de la estrategia de la respuesta es gerencial. ¿La información que se envía es consistente con las declaraciones de años anteriores? ¿Coincide con el Estudio de Precios de Transferencia?

“Si la DIAN requiere… es muy probable que haya algún indicio”

Delegar la ejecución está bien; delegar la supervisión estratégica es un riesgo. Un requerimiento "sencillo" mal respondido es la invitación perfecta para una auditoría más profunda.

No todos los requerimientos son iguales: Del requerimiento ordinario al de Precios de Transferencia

Para trazar tu estrategia, primero debes identificar al "enemigo". No todas las notificaciones de la DIAN tienen el mismo peso.

El Requerimiento Ordinario (o de información)

Es el más común. La DIAN simplemente te pide información que necesita para sus cruces y validaciones: copias de facturas, contratos, extractos bancarios, soportes de costos específicos, etc. No están (aún) cuestionando tu declaración, solo están verificando.

El Requerimiento Especial (¡Alerta! Aquí empieza un proceso formal)

Esto es mucho más serio. Aquí, la DIAN no solo pide información, sino que te notifica que, tras sus cruces, ha encontrado inconsistencias y propone modificar tu declaración de impuestos.

En este punto, no solo debes entregar información, sino que debes preparar una defensa técnica y legal para desvirtuar los puntos que la DIAN plantea. La respuesta a un requerimiento especial es, en esencia, el primer paso de tu defensa fiscal.

El caso especial: Requerimientos de Precios de Transferencia

Como experto en Precios de Transferencia, puedo decirte que estos son los requerimientos más complejos. La DIAN rara vez te pedirá una simple factura; te pedirá:

• Los elementos centrales sobre los que se basó tu estudio de precios de transferencia, exclusiones, tratamientos excepcionales, metodología, comparables no utilizados, etc.

• La metodología que usaste para determinar que tus precios con vinculados (esa empresa tuya en el exterior, por ejemplo) son de mercado.

• Soportes de la Declaración Informativa (Formulario 120).

Estos requerimientos no son un simple trámite; son una auditoría directa a la columna vertebral de tu estrategia de grupo empresarial.

Tu Hoja de Ruta: El Proceso de 5 Pasos para Responder a la DIAN

Sea cual sea el tipo de requerimiento, el procedimiento para una respuesta exitosa y profesional es el mismo.

Paso 1: Lee y entiende el plazo (El tiempo corre)

Localiza dos fechas clave: la fecha de notificación oficial (cuándo te llegó el correo o el acto físico) y la fecha límite de respuesta. Asegúrate de tener claro si son días hábiles o calendario. Mi consejo: márcalo en rojo en tu calendario y pon un recordatorio 3 días antes del vencimiento.

Paso 2: Centraliza y audita la información (Mi consejo de experto)

Nombra a un responsable interno (usualmente el contador o director financiero) para liderar la recolección de toda la información solicitada.

Mi consejo de experto: antes de subir el primer PDF, crea una "sala de guerra" (así sea virtual). Revisa la información como si fueras la DIAN. ¿Los números cuadran? ¿El contrato dice lo mismo que la factura? ¿La factura dice lo mismo que el pago? La consistencia es tu mejor aliado.

Paso 3: El borrador de la respuesta (Qué decir y qué no decir)

Prepara una carta formal (que será el PDF principal) dirigida al funcionario que firma el requerimiento. La regla de oro es: ser cortés, preciso y conciso.

• SÍ: "En respuesta a su Requerimiento Ordinario Nro. XXXX del (fecha), atentamente nos permitimos adjuntar la siguiente información..."

• NO: Entregar información que no te pidieron. En mi experiencia, he visto empresas que, en un afán de "colaborar", entregan información extra que solo abre nuevas preguntas y líneas de investigación para la DIAN. Cíñete estrictamente a lo solicitado.

Paso 4: El proceso técnico, medios para responder

Para el caso de precios de transferencia, la respuesta a los requerimientos debe darse ante el funcionario que proyectó la solicitud, usualmente vía correo electrónico.

Paso 5: Guarda la trazabilidad de todo

Una vez envíes la información, el sistema te generará un "acuse de recibo" o un número de radicado. Este documento es tu salvavidas. Guárdalo digitalmente y haz una copia de seguridad. Es la prueba fehaciente de que respondiste en tiempo y forma. Guarda también una copia exacta de los archivos que enviaste.

¿Qué pasa si no respondo o respondo tarde? Las Sanciones

Aquí es donde la procastinación se paga caro. Ignorar a la DIAN no es una opción.

Sanción por no enviar información

Si decides no responder, te enfrentas a la "Sanción por no enviar información" (Art. 651 del Estatuto Tributario). Esta es una de las sanciones más duras, ya que se calcula sobre las sumas no reportadas, o sobre tus ingresos brutos o patrimonio. Es una multa que puede desangrar financieramente a una empresa.

¿Puedo pedir prórrogas?

Sí. Si ves que es materialmente imposible recolectar la información (por ejemplo, es un volumen documental inmenso o depende de un tercero que no responde), puedes solicitar una prórroga. Importante: Debes hacerlo antes de que se venza el plazo inicial y justificando muy bien la razón.

Precios de Transferencia: El Talón de Aquiles en las Fiscalizaciones de la DIAN

Volvemos a mi especialidad. Si tu blog (y el mío) se enfoca en Precios de Transferencia, es porque sabemos que esta es un área de alta prioridad para la DIAN.

Mi experiencia: Por qué la DIAN se enfoca tanto en Precios de Transferencia

En mis años asesorando empresas de todos los sectores, he visto un patrón claro: la DIAN ha tecnificado sus auditorías. Ya no buscan solo la factura faltante; buscan la erosión de la base gravable.

Los Precios de Transferencia (las operaciones con tus vinculados en el exterior) son la vía más común por la cual las multinacionales (grandes o pequeñas) pueden estar "moviendo" utilidades de un país a otro. La DIAN lo sabe, y por eso sus requerimientos de PT son cada vez más frecuentes y profundos.

Prevención y Defensa: Cómo un Estudio de Precios de Transferencia blinda tu respuesta

La mejor forma de "atender" un requerimiento de Precios de Transferencia es tener conocimiento detallado de la forma como fué construido y los puntos débiles evidenciados durante el proceso.

Cuando la DIAN te pide tu EPT y tú lo entregas (bien hecho, robusto y coherente), la fiscalización suele terminar ahí. El EPT es tu escudo; es la prueba técnica de que tus operaciones se rigen por el principio de plena competencia (es decir, que le vendes a tu filial en Panamá al mismo precio que le venderías a un desconocido).

No obstante, los procedimientos de precios de transferencia no suelen ser de aplicación en línea recta, siempre hay lugar a la subjetividad, se requiere argumentación, y es en este punto donde la DIAN podrá cuestionar de fondo las conclusiones.

Otro aspecto relevante es la verificabilidad de la información utilizada, las fuentes contables, la calidad de los comparables, los cálculos de los ajustes de comparabilidad,  aspectos susceptibles de fallo en muchos casos.

¿Qué hacer si el requerimiento es sobre tu Declaración Informativa (Form. 120)?

Si el requerimiento es sobre el Formulario 120 (la Declaración Informativa), significa que la DIAN ya está en una fase de auditoría. Están cruzando lo que declaraste contra la información de otros países (gracias a los acuerdos de intercambio) o contra tu propio EPT.

En este punto, te recomiendo enfáticamente que busques asesoría experta (como la que ofrecemos en nuestra firma), ya que la respuesta definirá si el proceso escala a un Requerimiento Especial.

Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Requerimientos de la DIAN

¿Qué hago si no tengo la información que me piden?

No ignores ese punto en la respuesta. Debes explicar, de forma justificada y soportada, por qué no posees esa información. (Ej. "Respecto al contrato solicitado, informamos que la negociación fue verbal, y adjuntamos los correos electrónicos que la soportan...").

¿Debo contratar a un asesor inmediatamente?

Si es un Requerimiento Ordinario y tienes un equipo contable sólido, puedes gestionarlo internamente (con la supervisión gerencial que mencioné). Si es un Requerimiento Especial o un Requerimiento de Precios de Transferencia, mi recomendación rotunda es SÍ. Necesitas asesoría experta.

¿Responder un requerimiento significa que estoy en problemas?

No necesariamente. Muchos requerimientos son de rutina, parte de los cruces masivos de la DIAN. Sin embargo, debes tratar cada requerimiento con la seriedad de una auditoría, porque (como hemos visto) puede convertirse en una si no se maneja con estrategia.

Conclusión: De la Reacción a la Prevención

Atender un requerimiento de la DIAN se resume en: Estrategia antes que velocidad.

Como director, tu rol es asegurar que la respuesta sea coherente, completa y puntual. Pero tu verdadero objetivo debe ser la prevención.

Una contabilidad ordenada, un manejo fiscal prudente y, fundamentalmente, un Estudio de Precios de Transferencia robusto y al día, son las mejores herramientas para que la próxima notificación de la DIAN sea solo un trámite más, y no el inicio de un problema.