Sustancia Económica y Deducibilidad: Cómo pasar de los "papeles" a la realidad probada (Guía para Gerentes)
- José Eduardo Moreno
- hace 1 día
- 5 Min. de lectura
En mi trayectoria liderando TP&T (Transfer Pricing & Tax), he visto un patrón que se repite peligrosamente en muchas empresas: la falsa seguridad de creer que una factura y un contrato son suficientes para blindar un gasto ante la DIAN.
Hace unos años, tener "los papeles en regla" (la forma) era el estándar. Hoy, tras sentencias unificadas del Consejo de Estado como la del caso Cemex, el juego ha cambiado radicalmente. Ya no nos preguntan "¿tienes la factura?", sino "¿puedes probar la realidad operativa de esa transacción?".
En este artículo, desglosaremos qué es la sustancia económica, cómo los fallos recientes (Mabe, Colombina) han redefinido la defensa fiscal y, crucialmente, cómo los Precios de Transferencia se han convertido en la herramienta definitiva para probar la razonabilidad de tus operaciones.
¿Qué es realmente la Sustancia Económica en términos fiscales?
Para efectos de deducibilidad en renta, la sustancia económica es el principio que dicta que una expensa no solo debe existir en documentos, sino que debe corresponder a una operación real, verificable y con lógica de negocio.
En los documentos formales que analizamos a diario en la firma, vemos que la autoridad tributaria busca cerrar la brecha entre la contabilidad y la realidad. La regla de oro que siempre comparto con mis clientes es simple:
Tu gasto solo resiste un cuestionamiento si cumple tres elementos concurrentes:
Documentado: (La base formal: factura, contrato).
Visible en hechos: (La realidad: entregables, correos, bitácoras).
Defendible comercialmente: (La lógica: ¿Por qué era necesario? ¿Es el precio justo?).
Si falta uno de estos, especialmente los dos últimos, la deducción se cae.
Los 3 Pilares del Artículo 107 E.T. (Más allá de la teoría)
El Consejo de Estado ha fijado reglas prácticas para interpretar el Artículo 107 del Estatuto Tributario. Ya no se trata de definiciones abstractas, sino de criterios comerciales:
1. Causalidad (El fin, no el ingreso puntual)
El mito más común es creer que un gasto solo es deducible si genera un ingreso inmediato. La jurisprudencia aclara que el nexo es con la actividad empresarial general, no con una venta específica. No se requiere una mención literal en el objeto social, sino que el gasto ayude a impulsar el negocio.
2. Necesidad (Criterio comercial razonable)
Aquí es donde entra el juicio de negocios. Una expensa es necesaria si una empresa en condiciones normales de mercado la asumiría para desarrollar, conservar o mejorar su actividad. Ejemplo: Un gasto de bienestar para empleados (Caso Colombina) es necesario para mantener la productividad, aunque no genere ventas directas esa semana.
3. Proporcionalidad (Mesura frente al beneficio)
Este es el criterio cuantitativo. Se evalúa si el monto es mesurado frente al beneficio esperado y el contexto del mercado. ¿Pagarías $100 millones por un servicio que en el mercado vale $10? Aquí es donde la mayoría falla por falta de benchmarking.
Precios de Transferencia y su papel vital en la defensa de deducciones intragrupo
En operaciones con vinculados económicos (intragrupo), el estándar de prueba sube dramáticamente. La DIAN asume un mayor riesgo de erosión de la base imponible, y por eso, los documentos genéricos no sirven.
En TP&T, hemos notado que casos emblemáticos como el de Mabe Colombia han validado una tesis que defendemos: tener un área interna (ej. compras o logística) no invalida la posibilidad de contratar a un tercero vinculado, siempre que se pruebe la realidad del servicio.
Cómo el estudio de Precios de Transferencia soporta la "razonabilidad"
El estudio de Precios de Transferencia deja de ser un simple cumplimiento formal para convertirse en la prueba reina de la proporcionalidad y la necesidad.
Validación de Mercado: El estudio demuestra, mediante comparables, que el monto pagado (comisión, royalty, servicio) está en rango de mercado.
Defensa de la Sustancia: Al realizar el análisis funcional (funciones, activos y riesgos), el estudio de PT documenta la "capacidad operativa" del proveedor vinculado, desvirtuando la idea de una empresa de papel.
Caso de Éxito: En litigios recientes, los contribuyentes que aportaron estudios de precios de transferencia sólidos, junto con certificaciones de revisoría fiscal y evidencia de ejecución, lograron salvar deducciones millonarias que de otro modo habrían sido rechazadas por considerarse "duplicidad de funciones".
Lecciones de sustancia económica: Casos Mabe y Colombina
Analizando la jurisprudencia reciente, extraemos lecciones críticas para la gerencia moderna:
Caso Mabe (Comisiones): La empresa pudo deducir pagos a una vinculada porque probó la ejecución. No bastó con el contrato; aportaron informes, certificaciones y, crucialmente, el análisis de Precios de Transferencia que justificaba la tarifa.
Lección: Si pagas un "Management Fee" genérico sin entregables ni análisis económico, estás regalando dinero a la DIAN.
Caso Colombina (Gastos laborales): Se aceptaron gastos recreativos y de capacitación.
Lección: La sustancia se prueba con listas de asistencia, actas y la convención o política interna que hace obligatorio el gasto. La "necesidad" también es mantener el clima laboral.
El Kit de Evidencias: Cómo blindar tu contabilidad por capas
Para finalizar, quiero dejarte esta metodología que aplicamos para auditar la "salud" de las deducciones de nuestros clientes. Imagina tu defensa como capas de seguridad:
Capa Formal (Lo mínimo): Contrato, factura electrónica, comprobantes de pago bancarizado.
Capa de Realidad (La que gana pleitos): Aquí está la clave. Necesitas entregables tangibles (informes, diseños, actas), trazabilidad (correos, tickets de soporte) y evidencia de fechas y responsables.
Capa de Necesidad: Memorandos internos justificando por qué se contrató el servicio, indicadores de ahorro o eficiencia esperada.
Capa de Proporcionalidad: Cotizaciones de otros proveedores, presupuesto aprobado y, en vinculados, el Estudio de Precios de Transferencia.
Capa Anti-Ficticio: Verificación de que el proveedor tiene infraestructura (bodegas, personal, activos). Si tu proveedor es una "oficina virtual" sin empleados, es una señal de alerta roja inmediata.
Conclusión
La era de la forma ha terminado; estamos en la era de la sustancia. Como expertos en fiscalidad internacional y precios de transferencia, nuestra recomendación es clara: no esperes a la visita de la DIAN. Revisa tus gastos más significativos hoy y pregúntate: si quito la factura, ¿qué evidencia me queda de que esto realmente ocurrió?
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Es deducible un gasto si no generó ingresos ese mismo año?
Sí, según el principio de causalidad y el caso Colombina, un gasto es deducible si tiene relación con la actividad generadora de renta, incluso si el retorno no es inmediato o directo.
¿Para qué sirve el estudio de Precios de Transferencia en una fiscalización de renta ordinaria?
Sirve como prueba técnica pericial para demostrar el criterio de proporcionalidad (que el precio es justo) y ayuda a probar la sustancia al detallar las funciones reales del proveedor.
¿Qué pasa si mi proveedor no tiene infraestructura operativa?
Corres un riesgo alto de rechazo del costo (caso Expediente 26003). La DIAN puede alegar que es un proveedor ficticio o de papel. Debes tener una carpeta de "debida diligencia" de tus proveedores críticos.
