Política de Tratamiento de Datos Personales
Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
| Entidad | Transfer Pricing And Tax SAS (TP&T) |
|---|---|
| Versión | 1.0 |
| Fecha de elaboración | Noviembre de 2026 |
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Transfer Pricing And Tax SAS (en adelante, “TP&T” o “la Firma”) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales a que se refiere esta Política.
| Razón social | Transfer Pricing And Tax SAS (TP&T) |
|---|---|
| Oficinas | Bogotá y Cali, Colombia |
| Correo electrónico | jemoreno@tptspecialist.com |
| Teléfono | 317 6810495 |
| Sitio web | tptspecialist.com |
| Actividad | Servicios profesionales de asesoría en precios de transferencia y tributación internacional |
2. Objetivo y alcance
Objetivo. Establecer los lineamientos, finalidades y procedimientos que aplica TP&T en el Tratamiento de datos personales, para garantizar el derecho fundamental de hábeas data de los Titulares, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su reglamentación compilada en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
Alcance. Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por la Firma en calidad de Responsable. Es de obligatorio cumplimiento para los colaboradores de TP&T y para los terceros que traten datos personales por cuenta de la Firma.
La Firma no reporta ni consulta información en centrales de riesgo, por lo que el régimen de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 no hace parte de esta Política.
3. Marco legal
| Constitución Política, arts. 15 y 20 | Derechos a la intimidad, al buen nombre, al hábeas data y a la información. |
|---|---|
| Ley Estatutaria 1581 de 2012 | Régimen general de protección de datos personales. |
| Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 | Reglamentación de la Ley 1581: autorización, políticas de tratamiento, aviso de privacidad, transferencias y transmisiones. |
| Decreto 886 de 2014 y Decreto 090 de 2018 | Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y sujetos obligados a la inscripción. |
| Circular Única de la SIC, Título V | Instrucciones sobre el RNBD, reporte de incidentes de seguridad y transferencias internacionales. |
| Ley 1273 de 2009 (art. 269F del Código Penal) | Delito de violación de datos personales. |
4. Definiciones
Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015:
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. |
|---|---|
| Aviso de privacidad | Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de Tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento. |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. |
| Dato personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato sensible | Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o datos biométricos. |
| Encargado del Tratamiento | Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. |
| Responsable del Tratamiento | Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Transmisión | Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera de Colombia para que un Encargado los trate por cuenta del Responsable. |
5. Principios
TP&T aplica en el Tratamiento de datos personales los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual se informa al Titular.
- Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no se obtienen ni divulgan sin autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: el Tratamiento solo puede hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. Bases de datos, Tratamiento y finalidades
6.1 Contactos de clientes y aliados
| Calidad de la Firma | Responsable del Tratamiento. |
|---|---|
| Titulares | Personas naturales vinculadas a los clientes y aliados con los que TP&T se relaciona en la prestación de sus servicios. |
| Datos tratados | Nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo. |
| Finalidades | Mantener la comunicación necesaria para la planeación y ejecución de los servicios; enviar informes y entregables; gestionar la relación comercial y administrativa; enviar invitaciones a eventos, webinars y contenidos de la Firma, de los cuales puede darse de baja en cualquier momento. |
| Autorización | Aviso de privacidad. La autorización se entiende otorgada mediante conducta inequívoca del Titular (art. 2.2.2.25.2.4, Decreto 1074 de 2015). |
6.2 Inscritos en webinars y eventos
| Calidad de la Firma | Responsable del Tratamiento. |
|---|---|
| Datos tratados | Nombre, apellido, correo electrónico, empresa y cargo; teléfono celular, si el Titular lo suministra; y su decisión de ser o no contactado por el equipo de TP&T. |
| Finalidades | Gestionar la inscripción; enviar el enlace de acceso, los recordatorios y los materiales del evento; contactar al Titular para conversar sobre su empresa, únicamente si marcó esa opción; e informar sobre nuevos eventos y contenidos. |
| Autorización | Escrita y expresa, mediante la casilla de autorización del formulario de inscripción. |
6.3 Visitantes del sitio web
| Calidad de la Firma | Responsable del Tratamiento. |
|---|---|
| Datos tratados | Los que el visitante suministre en los formularios de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono y mensaje. |
| Finalidad | Responder la solicitud del visitante y dar seguimiento comercial a su consulta. |
| Autorización | Conducta inequívoca: el envío voluntario del formulario. |
6.4 Proveedores
| Calidad de la Firma | Responsable del Tratamiento. |
|---|---|
| Datos tratados | Registro Único Tributario (RUT), certificado de Cámara de Comercio, cédula de ciudadanía, certificación bancaria y datos de contacto. |
| Finalidades | Vincular y verificar al proveedor, realizar los pagos correspondientes y cumplir las obligaciones contables y tributarias de la Firma. |
| Autorización | Escrita para proveedores personas naturales; aviso de privacidad para los contactos de proveedores personas jurídicas. |
7. Autorización del Titular
Salvo las excepciones legales, todo Tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular (art. 9, Ley 1581 de 2012). La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular; en ningún caso el silencio se asimila a una conducta inequívoca. La Firma conserva prueba de las autorizaciones obtenidas.
Al solicitar la autorización, la Firma informa al Titular (art. 12, Ley 1581 de 2012): el Tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad; el carácter facultativo de la respuesta a preguntas sobre datos sensibles o de niñas, niños y adolescentes; los derechos que le asisten; y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable.
No se requiere autorización para: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas (art. 10, Ley 1581 de 2012).
El Titular puede revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos. La revocatoria y la supresión no proceden cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
8. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes
TP&T no solicita datos sensibles ni datos de niñas, niños y adolescentes en sus formularios ni en la prestación habitual de sus servicios. Si llegara a tratarlos, lo hará únicamente con autorización explícita, informando al Titular su carácter facultativo, conforme a los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y con acceso restringido a quienes requieran la información para la finalidad informada.
9. Derechos de los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TP&T. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento (art. 10, Ley 1581 de 2012).
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TP&T.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Pueden ejercer estos derechos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quienes actúen por estipulación a favor de otro o para otro. El Titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.
10. Deberes de TP&T como Responsable del Tratamiento
De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, TP&T debe: garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos; conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado; garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; actualizar y rectificar la información cuando sea necesario; exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad; tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley; adoptar un manual interno de políticas y procedimientos; informar al Titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos; informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) las violaciones a los códigos de seguridad; y cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
11. Responsable de la atención de consultas y reclamos
| Nombre | José Eduardo Moreno Bastos |
|---|---|
| Cargo | Socio fundador, TP&T |
| Correo electrónico | jemoreno@tptspecialist.com |
| Teléfono | 317 6810495 |
12. Procedimiento para el ejercicio de los derechos
Las solicitudes se presentan al correo electrónico indicado en el numeral 11. La Firma verifica la identidad del solicitante y, cuando corresponda, su calidad de causahabiente, representante o apoderado.
12.1 Consultas (art. 14, Ley 1581 de 2012)
Los Titulares o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Firma. La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible, se informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos (art. 15, Ley 1581 de 2012)
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes legales, pueden presentar un reclamo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que quieran hacer valer. El trámite es el siguiente:
- Si el reclamo está incompleto, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses no presenta la información requerida, se entiende que desistió del reclamo.
- Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informa al interesado.
- Recibido el reclamo completo, se incluye en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible, se informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.3 Requisito de procedibilidad (art. 16, Ley 1581 de 2012)
El Titular o causahabiente solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma.
13. Suministro, transmisión y transferencia de datos
Suministro a terceros. La Firma suministra datos personales únicamente a las personas previstas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012: los Titulares, sus causahabientes o representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; y los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Transmisión internacional. Para el desarrollo de su actividad, la Firma utiliza servicios tecnológicos de proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento y cuya infraestructura puede estar ubicada fuera de Colombia:
| Wix.com | Alojamiento del sitio web, formularios, inscripciones a eventos, administración de contactos y envío de correos electrónicos. |
|---|---|
| Correo electrónico, almacenamiento de documentos y videollamadas (Google Meet) para webinars. |
Las condiciones del Tratamiento por parte de estos proveedores se rigen por los términos contractuales aceptados con ellos, que deben cumplir el contenido del contrato de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Transferencia. La Firma no realiza transferencias internacionales de datos personales a otros Responsables del Tratamiento. Si llegara a requerirlo, se sujetará al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única de la SIC.
14. Seguridad de la información y confidencialidad
En aplicación de los principios de seguridad y confidencialidad, la Firma conserva la información en servicios en la nube con acceso limitado a las personas que la requieren para la finalidad informada, y exige confidencialidad a sus colaboradores y a los terceros que traten datos por su cuenta, aun después de terminada la relación.
15. Gestión y reporte de incidentes de seguridad
Constituye incidente de seguridad la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por la Firma o por sus Encargados. Ante un incidente: (a) quien lo detecte lo informa de inmediato a la persona designada en el numeral 11; (b) se adoptan las medidas para contenerlo y se deja registro de los hechos, los datos afectados y las acciones tomadas; y (c) se reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecte y sea puesto en conocimiento de la persona encargada, por los canales que dispone la SIC.
16. Registro Nacional de Bases de Datos
Según el Decreto 090 de 2018, deben inscribir sus bases de datos en el RNBD las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT. TP&T evalúa cada año si esta obligación le es aplicable con sus estados financieros de cierre. La inscripción, o su no obligatoriedad, no exime a la Firma del reporte de incidentes de seguridad descrito en el numeral 15.
17. Vigencia
De la Política. Esta Política rige a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial se comunica oportunamente a los Titulares antes de implementarse (art. 2.2.2.25.3.1, Decreto 1074 de 2015).
De las bases de datos. Los datos personales se tratan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas. Cumplidas estas, y sin perjuicio de las normas que dispongan lo contrario, se suprimen (art. 2.2.2.25.2.8, Decreto 1074 de 2015). Los contactos de clientes y aliados se conservan durante la relación y los términos exigidos por las normas aplicables; los inscritos en eventos, mientras no soliciten su supresión; y los proveedores, durante la relación y los términos de las normas contables y tributarias.